header-en

APOSTILLE. VERIFICATION OF EDUCATIONAL
DOCUMENTS

Путь на сайте

LAYOUT OF EDUCATIONAL DOCUMENTS

If there is a need in apostille affixation for your documents, and you are required to obtain some additional educational documents like a statement, an archive transcript, an academic program, an extract thereto etc., you have to apply to your university. Make sure that these additional documents are drawn up in a proper way according to actual regulatory framework and document drawing standards. These documents must be completed in Ukrainian language upon conformance with mandatory elements of the format.



COMMON MISTAKES IN THE EDUCATIONAL DOCUMENTS LAYOUT

Dear Clients!

It is advised to assure oneself of document correct layout before the apostille submission procedure. You should check the most common mistakes in the document layout. In case you have found such mistakes in your documents or their supplements, you should appeal with a written application on document substitution or duplicate issue to your Higher Education Institution (HEI), its legal successor, or in case of legal successor absence – to the Ministry of Education and Science of Ukraine.

We would like to remind that Centre specialists do not influence and are not responsible for the document drawing up by the HEI or other establishment. The responsibility for document correct layout, timely issue or substitution (if applicable) is on HEIs. The Centre will not consider complaints about incorrect layout of your documents.


The most common mistakes in the layout of educational document

1. Diploma or supplement does not comply with the state standard that was legal at the document issue moment

Ukrainian HEIs had been issuing educational documents of one unified sample up till 2014. Since 2014 HEIs have obtained a right to issue educational documents of their own samples. However, information list of state standard diplomas, their supplements and academic transcripts is approved by corresponding regulatory acts. In the event of discrepancy between diploma or supplement content/layout and regulatory act requirements, such document shall not be accepted for the apostille affixation. You can check out education document samples at the ENIC Ukraine web-site.

2. Printed seal and signature of the authorized person

Make sure that the seal and rector’s (another authorized person) signature, which certify your document, are not printed. In case the printing was confirmed, you are able to request substitution of such diploma or supplement for the document with original signature of the authorized person and HEI seal. The images of seal and signature had been made by means of photographic printing till 2014, while the document samples were unified. Nevertheless, such document contained some elements of the additional protection. Since it was terminated to issue diploma by means of photographic printing, all educational documents must be certified with original seal and signature.

3. Transcript, program, curriculum or extract thereto that do no not comply with the layout standards

Check whether the certificate, archive transcript, academic program and extract thereto were drawn up in a correct manner. Get assured please that their layout is in correspondence with legal regulatory framework and document layout standards. These documents must be drawn up in Ukrainian language and contain all compulsory elements of the format, including:

  • official letterhead of the institution;
  • number and date of issue;
  • document name;
  • position, surname;
  • initials and signature of the head of HEI or another authorized person;
  • HEI seal.

* If a document is presented on two or more separate sheets, it must be stitched, numbered and affixed in a manner that makes it impossible to disassociate it without violating its integrity. It should indicate the number of souvenir sheets, put a copy of the official (authorized to sign) person and the seal of the higher educational institution.

Oriented samples of layout may be found at our web-site.

4. Duplicate layout

Document duplicate shall be issued following the legal (at the moment of issue) layout rather than initial document format. Duplicate must contain all the information, present in the initial document, including name of the HEI, which was official at the moment of issue. However this rule does not apply to the compulsory elements of the format, such as number and date of issue. Duplicate is certified with the signature of HEI authorized person (at the moment of duplicate issue), pointing out its actual position, surname and initials. HEI issues the duplicate and certifies it by the corresponding seal.

We do hope that educational documents are drawn up without violations. However, if you had noticed one of these discrepancies in your educational documents – you are asked to make a substitution of such document before office visit. It will save your time.

We would like to draw your attention to the fact that violation in document layout may become an obstacle for successful recognition of your documents abroad.

ЗРАЗКИ ОФОРМЛЕННЯ ОСВІТНІХ ДОКУМЕНТІВ

Обов’язкові реквізити для довідок та архівних довідок:

  • фірмовий бланк навчального закладу;
  • вихідний номер;
  • дата видачі;
  • назва документу;
  • посада та ПІБ особи, яка підписала документ;
  • підпис ректора (директора) або проректора;
  • гербова печатка навчального закладу.

Орієнтовний зразок оформлення довідок та архівних довідок

ФІРМОВИЙ БЛАНК НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ

_______________(адреса, телефон, факс, електронна адреса)__________________

Вих. № _____________ від ___________р.

Архівна довідка

Видана Іванову Івану Івановичу в тому, що він дійсно навчався з 01.09.2004р. по 30.06.2009р. за спеціальністю «Менеджмент» денної форми навчання Національного університету та 30 червня 2009 року отримав диплом спеціаліста АА № 12345678.

Вищезазначений документ надає право на здійснення професійної діяльності та право вступу до магістратури або аспірантури.

Довідка видана для надання за місцем вимоги.

Ректор _________________________ Прізвище, ім’я, по батькові

(підпис)

М.П.

Зверніть увагу, що академічна довідка має бути оформлена на бланку державного зразка згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 31.03.2015 р. № 193 "Про документи про вищу освіту (наукові ступені) державного зразка" та Наказу Міністерства освіти і науки України від 12.05.2015 р. № 525 "Про затвердження форм документів про вищу освіту (наукові ступені) державного зразка та додатків до них, зразка академічної довідки".

Таким чином, орієнтовний зразок оформлення довідок та архівних довідок не застосовується для академічних довідок.


Обов’язкові реквізити для навчальних планів, навчальних програм та витягів з них:

  • фірмовий бланк;
  • вихідний номер;
  • дата видачі;
  • назва документу;
  • посада та ПІБ особи, яка підписала документ;
  • підпис ректора (директора) або проректора;
  • гербова печатка навчального закладу.

Орієнтовний зразок оформлення навчальних планів, навчальних програм та витягів з них

ФІРМОВИЙ БЛАНК НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ

_______________(адреса, телефон, факс, електронна адреса)__________________

Вих. № _____________ від ___________р.

Затверджую:

Ректор (перший проректор, проректор)

Національного університету

_____________ ПІБ

М.П.

Витяг з навчального плану

зі спеціальності «Фармація»

за якими Петров Петро Петрович

здобув кваліфікацію провізора

диплом ВВ № 98765432 від 15 липня 1991 року

Харків-2013р.

Вимоги до оформлення документів відповідають:

  1. Типовій інструкції з діловодства;
  2. Закону України «Про засади державної мовної політики»;
  3. Національному стандарту України (Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003), затвердженого Наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 року № 55, який установлює вимоги до бланків та оформлювання документів, які обов’язково повинні бути оформлені на фірмових бланках навчальних закладів, мати вихідні номери та дати, містити в собі назви документів, підписи та відбитки печаток;
  4. Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, затвердженій Наказом Державного комітету архівів України Міністерства закордонних справ України від 11 червня 2001 року № 116/53.

ОФОРМЛЕННЯ ОСВІТНІХ ДОКУМЕНТІВ

Якщо Вам необхідно пройти процедуру апостилювання, але документів про освіту недостатньо і Ви плануєте брати в навчальному закладі додаткові документи, такі як: довідка, архівна довідка, навчальний план, навчальна програма або витяги з них, впевніться, будь ласка, що вони оформлені належним чином, відповідно до діючої нормативно-правової бази та стандартів оформлення документів. Такі документи мають бути складені українською мовою та містити всі обов’язкові реквізити.


ICAS CANADA PACKAGE

Our Center performs verification of educational documents for ICAS Canada. You may order the forming of package for ICAS Canada during a personal reception at our Center or submit an application remotely (without visiting the office).

From November 5, 2020 the transfer of a package of documents to ICAS Canada is carried out by our Center in electronic form. This format of document transfer significantly speeds up the process of consideration of applicants’ cases, who apply for recognition of their qualifications, obtained in Ukraine.

The procedure for submitting documents to ICAS Canada for Ukraine can be found on the website of organization.

Information about the correct filling of the upper part of the application form «Applicant to Complete This Section» and selecting (list) documents for forming a package of documents for ICAS Canada (for example: whether you need a certificate of secondary education, a bachelor's degree diploma, etc.) must be obtained directly from ICAS Canada.


The package of documents for ICAS Canada, which is formed by our Center, includes:

  1. ICAS Canada Official Records Request Form, which fills in on each document that assigns a level of education or degree (certificate of secondary education, diploma, certificate etc.). After registering on the ICAS Canada website, it is available to download the Application Form. Fill in the upper part of this form and please, indicate the reference number for ICAS Canada.
  2. Copies of the educational documents together with their transcripts.
  3. Copy of the document together with the translation confirming the change of the name (if applicable).
  4. Copies of translations of documents on education, made by our Center (in case of ordering), or copies of translations, provided by the applicant.

Translation of educational documents into English can be ordered at our Center during procedure of documents submitting. You can acquaint with the cost of the translation service and the term of its performance on our website in the section Cost and terms. The calculation will be made by a specialist of the Center during the documents’ submission.

If you already have translation of educational documents and want it to be the part of our package for ICAS, you can provide good quality copies of translation during the documents’ submission. Translations provided by you have to be certified by a notary public or by a seal of the translation agency. Translations performed by universities, chambers of commerce and industry, online translators etc., are not included in the package.

The Center forms a package of documents for ICAS Canada, including only those documents that are part of the list agreed with the organization. The specialist of our Center will be able to determine whether it is possible to put copies of the documents, submitted by the applicant, to the package after their analysis.


The procedure for forming the package:

  1. You submit us (or send in case of remote submission) the ICAS Canada Official Records Request Forms, copies of educational documents, copies of translations (if applicable) and copy of the document with its translation, confirming the change of the surname (if necessary).
  2. We carry out the verification of the fact of your education and issuance of the documents. We fill in the bottom part of the application form and certify it.
  3. We perform a translation of educational documents into English (in case of ordering the service at our Center).
  4. We send the package of documents to ICAS Canada electronically.
The term of preparation of the package of documents for ICAS Canada is 30 working days. You can get acquainted with the cost of services on the corresponding page of the website.

To order the package for ICAS Canada, please, contact our office at the operating hours or make an application on distant submission of documents.

Attention! The Center carries out only verification of documents, forming of a package and arranges the sending in accordance with the requirements of ICAS Canada.

Centre has no influence on the procedure of evaluation of your documents in ICAS Canada and is not responsible for the results of the recognition procedure.