header-en

APOSTILLE. VERIFICATION OF EDUCATIONAL
DOCUMENTS

Путь на сайте

ABOUT THE APOSTILLE

What is the Apostille?

The Apostille is a legal regime of recognition of the legal validity of documents to be used abroad. The Apostille came as an alternative and universal certification procedure for documents, issued in one country, but beyond its borders. In contrast to the consular legalization, the Apostille certification requires less time and an apostilized document may be used in more than one country.

If you are going to another country for study, work, or permanent residence, you may need to take with you the documents certifying the education that you have obtained in Ukraine. To make your documents valid abroad, they are required to undergo the procedure of consular legalization or apostilization, unless our countries are in an agreement abolishing or simplifying the document legalization procedure. For details see the section List of Countries recognizing the Apostille certification.


Which bodies in Ukraine are authorized to issue Apostilles?

In Ukraine, the bodies authorized to issue Apostilles are the Ministry of Education and Science of Ukraine, Ministry of Justice, and Ministry of Foreign Affairs.

The Ministry of Education and Science of Ukraine is authorized to affix an Apostille to public documents related to the areas of science and education.

The Ministry of Justice of Ukraine issues Apostilles for documents issued by justice bodies and courts, as well as documents prepared by Ukrainian notaries.

The Ministry of Foreign Affairs of Ukraine issues Apostilles for all other documents.


What does the Apostille certify?

The Apostille certifies the authenticity of the signature of the person who singed the document, as well as the authenticity of the seal and stamp complimenting the signature.


What does an apostilized document look like?

The Apostille is a stamp measuring at least 10х10 cm, affixed either to the document or a separate special page bound to the document. The Apostille affixed to education confirming documents by the Ministry of Education and Science of Ukraine looks as follows:


For which documents the Ministry of Education and Science of Ukraine issues Apostilles?

The Ministry of Education and Science of Ukraine affixes Apostilles to documents confirming education and academic degrees awarded by educational establishments, government bodies, enterprises, institutions, and organizations. Such documents are high school certificates, diplomas and appendices to them, academic statements and curricula, professional advancement program completion certificates and statements, academic degree diplomas and certificates and the like. For details see the List approved by the Cabinet of Ministers of Ukraine.

Please note that such documents are required to meet the state specimens valid in Ukraine at the time of document issue.

Apostilles can be issued for original education confirming documents only. Copies will not be accepted for apostilization.

In addition, a document will not be accepted for processing if:

  • this document is intended for use in a country that has not joined the Hague Convention or is a Convention member which voted against Ukraine’s accession to the Convention in accordance with Article 12 of the Convention;
  • the text of the document is illegible due to document mutilation;
  • the document is written or signed in pencil or is a fax copy;
  • the document contains unspecified corrections or text additions;
  • the apostilization of the given document is not within the powers of the Ministry of Education and Science of Ukraine;
  • the document, specifically the archive statement, curriculum, academic statement does not have the signature of the principal or vice principal of the educational establishment and not certified with the official seal;
  • the Ministry of Education and Science of Ukraine has failed to obtain the specimens of the corresponding signatures, seals and/or stamps to be able to confirm the fact of issue of the education confirming document;
  • the signature in the document differs from the specified position, surname, given name and patronymic of the head of the educational establishment or institution.

ТИПОВI ЗАПИТАННЯ 6

ТИПОВI ЗАПИТАННЯ

Нам часто телефонують із схожими запитаннями, тому в цьому розділі ми спробуємо відповісти на ті, що найчастіше повторюються.

Якщо Вам потрібен не апостиль

  • 1. Мені потрібна довідка від Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України для посольства (навчального закладу). Як я можу її отримати?

    У нас Ви можете замовити декілька видів довідок від Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України для посольства чи навчального закладу за кордоном:
    • Довідка «Про систему оцінювання в Україні»;
    • Довідка «Про підтвердження факту навчання та право отримання наступного кваліфікаційно-освітнього рівня чи здійснення професійної діяльності»;
    • Довідка «Про наявність ліцензії та рівень акредитації вищих навчальних закладів».
    Для їх отримання Вам необхідно визначитися, який саме документ Вам потрібен. Знадобиться копія диплома або атестата з додатком до них. Замовити їх можна через Персональний кабінет або під час особистого візиту на прийом. Детальніше читайте в розділі «Додаткові послуги. Інші документи».
  • 2. Я готую документи для легалізації в МЗС України. Для легалізації документів про освіту мені потрібна довідка. До кого мені звернутися?

    В такому разі Вам може знадобитися довідка, що підтверджує факт видачі документів про освіту. Таку довідку Вам може видати Ваш навчальний заклад. Але якщо Ви не маєте можливості звернутися туди, ми зможемо Вам допомогти. Таку довідку від Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України після перевірки факту Вашого навчання може отримати для Вас наш Центр. Детальніше читайте в розділі «Додаткові послуги. Інші документи».
  • 3. Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України ставить апостиль на довідках, які видає?

    Апостиль засвідчує достовірність підпису особи, яка підписала документ, а також автентичність печатки чи штампа, яким скріплений документ. Довідки, що видані Міністерством освіти і науки, молоді та спорту України, не потребують спеціального штампа «apostille», оскільки вже засвідчені підписом директора департаменту та мокрою печаткою Міністерства.
  • 4. Як мені зробити перерахунок балів в кредити для навчального закладу за кордоном?

    Для перерахунку «балів» в «кредити» (ECTS) потрібно звернутись в деканат Вашого навчального закладу. Детальну інформацію мають надати співробітники деканату.

ТИПОВI ЗАПИТАННЯ 2

ТИПОВI ЗАПИТАННЯ

Нам часто телефонують із схожими запитаннями, тому в цьому розділі ми спробуємо відповісти на ті, що найчастіше повторюються.

Загальні запитання про апостилювання документів про освіту

  • 9. У мене вже проставлений апостиль Міністерства освіти і науки, молоді та спорту України на дипломі (атестаті, сертифікаті тощо). Тепер мені необхідно поставити апостиль на додаток до нього. Чи це можливо?

    Так, додаток до документа – це окремий документ, і Ви можете його подати окремо. Але для його подачі на апостилювання візьміть із собою також і сам документ. У деяких випадках це може пришвидшити термін розгляду Ваших документів.
  • 10. Країна, куди я їду, є в переліку країн-учасниць Гаазької конвенції, але з цією країною підписана двостороння угода про відміну процедури легалізації документів, і апостиль для неї не проставляється. Але навчальний заклад (або інша установа) вимагає завірити апостилем українські документи про освіту. Що робити?

    З країнами, колишніми республіками СРСР та деякими іншими, Україна підписала угоди, які містять статті про відміну або спрощення процедури легалізації документів. Наприклад, більшість країн – колишніх республік СРСР підписали так звану Мінську конвенцію, яка говорить про визнання документів, виданих однією країною, на території інших країн-учасниць цієї конвенції. Але навчальні заклади або інші установи іноді вимагають у громадян України подавати документи з апостилем, зокрема документи про освіту. Рекомендуємо уточнити, чи потрібно підтверджувати апостилем власне документ про освіту. Можливо, вимагається завірений апостилем переклад документа. Тоді необхідно зробити переклад і завірити його у нотаріуса. На такий документ апостиль проставляє Міністерство юстиції України. В іншому випадку, якщо все ж таки від Вас вимагають апостиль на документі, Міністерство закордонних справ України рекомендує звернутися до українського посольства або консульства в країні перебування з проханням надати лист-роз’яснення для навчального закладу чи іншої установи цієї країни. Міністерство освіти і науки, молоді та спорту у такому випадку не відмовить Вам у проставлянні апостиля, але рішення залишається за Вами.
  • 11. Хто може подати документи?

    Документи для проставлення апостиля може подати власник документа або будь-яка інша особа. Бланк заяви від свого імені заповнює особа, яка подає документи. Документи подаються і отримуються за наявності паспорта особи, яка подає документи.

ТИПОВI ЗАПИТАННЯ 3

ТИПОВI ЗАПИТАННЯ

Нам часто телефонують із схожими запитаннями, тому в цьому розділі ми спробуємо відповісти на ті, що найчастіше повторюються.

Загальні запитання про апостилювання документів про освіту

  • 12. Я змінила(в) прізвище після отримання документу про освіту, який хочу апостилювати. Яке прізвище необхідно вказувати в заяві?

    В графі «заявник» Ви вказуєте своє нинішнє прізвище, яке вказане у Вашому паспорті. В блоці із реквізитами документа про освіту вказуєте прізвище, на яке був виданий документ. Документів, що підтверджують зміну прізвища не вимагається.
  • 13. Хто може отримати документи?

    • заявник за наявності паспорта (особа, яка подавала документи);
    • інша особа, яку заявник зазначив під час подачі документів у заяві, також за наявності паспорта;
    • будь-яка особа із нотаріально завіреним дорученням від заявника.
  • 14. Чи завіряєте Ви документи про освіту, отримані в інших країнах?

    Якщо документи про освіту, отримані в іншій країні, потрібні для використання в Україні, Вам необхідно подати документи на процедуру нострифікації. Це – процедура визнання іноземних документів про освіту. Прийом документів для нострифікаційної процедури здійснює відділ нострифікації ДП "Інформаційно-іміджевий центр". Детальну інформацію Ви можете отримати також за телефонами: +380 44 486 20 43, 486 25 43.
  • 15.Чи існують пільги для проставляння штампу «apostille»?

    Так, існують. Є низка пільгових категорій: інваліди 1-ої, 2-ої груп, інваліди Великої Вітчизняної війни, громадян, які належать до першої категорії потерпілих унаслідок Чорнобильської катастрофи, та діти-сироти. Особи, які належать до однієї з цих категорій не сплачують держмито, а також регулярну обробку документів. Пільгами може користуватись особа, яка належить до пільгової категорії. Подати її документи також може її довірена особа. При собі необхідно мати оригінал посвідчення, що надає право на пільги, його копію і паспорт.
  • 16. Чи можливо проставити апостиль не приїжджаючи до Вас? Яким чином?

    Так, це можливо. Для цього необхідно зареєструвати Персональний кабінет на сайті. В персональному кабінеті Ви зможете заповнити заявку як для особистої подачі документів, так і для дистанційної, а також отримати консультацію нашого оператора в разі потреби. Після заповнення заявки і узгодження всіх питань з нашим оператором, Ви оплачуєте замовлення і надсилаєте документи кур’єрською службою. Щойно вони будуть готові, ми надсилаємо їх за вказаною Вами в заявці адресою тією ж кур’єрською службою. Крім того, в Персональному кабінеті є такі можливості:
    • оплата за допомогою банківської карти чи друк платіжних документів;
    • перевірка статусу опрацювання Ваших документів;
    • обмін повідомленнями з операторами Інформаційно-іміджевого центру.
  • 17. Яка процедура централізованої подачі документів іноземних випускників вищого навчального закладу?

    Представники вищого навчального закладу мають підготувати лист від вищого навчального закладу і мати при собі паспорт. Для медичних навчальних закладів на листі від ВНЗ потрібно додатково отримати візу директора центру міжнародних програм МОЗ України Фісун Юрій Іванович (за адресою вул. Дорогожицька, 9, Національна медична академія післядипломної освіти ім. Шупика). Для інших навчальних закладів необхідно отримати візу директора Управління міжнародного співробітництва Монмолодьспорту (Київ, пр. Перемоги, 10). Іноземні студенти можуть також подати документи особисто за наявності листа від ВНЗ, паспорта, оригіналів документів для апостилювання і 2 копій цих документів.

ТИПОВI ЗАПИТАННЯ 1

ТИПОВI ЗАПИТАННЯ

Нам часто телефонують із схожими запитаннями, тому в цьому розділі ми спробуємо відповісти на ті, що найчастіше повторюються.

Загальні запитання про апостилювання документів про освіту

  • 1. Чи можливо проставити апостиль на копії документа про освіту, завірену у нотаріуса?

    Ні, неможливо. Апостиль проставляється тільки на оригіналах документів про освіту та вчені звання. Нагадаємо, що дублікат документа про освіту прирівнюється до оригіналу документа.
  • 2. Чи ставить апостиль Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України на "Свідоцтві про народження", "Свідоцтві про шлюб", "Свідоцтво про зміну прізвища", на довідці «Про не судимість»?

    Ні. Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України ставить апостиль на офіційних документах, що стосуються сфери освіти і науки. Для проставляння апостилю на документах, що видаються органами юстиції та судами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України необхідно звернутись в Міністерство юстиції України. На всіх інших видах документів апостиль проставляє Міністерство закордонних справ України.
  • 3. Чи потрібно робити переклад документа про освіту перед подачею для проставляння апостиля?

    Ні, не потрібно. Ви подаєте документи українською мовою. Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України заповнює штамп апостиля також українською мовою. Потім документи з апостилем Ви можете перекласти, завірити переклад у нотаріуса. На переклад документа з нотаріальним засвідченням штамп апостиля проставляє Міністерство юстиції України.
  • 4. В заяві потрібно вказати країну, для якої ставиться апостиль. Чи вказується країна в штампі «apostille»?

    Ні, не вказується. Ця інформація потрібна щоб зорієнтувати Вас, чи потрібно ставити апостиль для країни, до якої Ви від’їжджаєте.
  • 5. Якою мовою заповнюється штамп «apostille»?

    Штамп «apostille» заповнюється державною мовою – українською, а також може дублюватись англійською.
  • 6. Який термін дії апостиля?

    Штамп «apostille» дійсний до закінчення терміну дії самого документа, на якому він поставлений.
  • 7. Які документи про освіту потрібно подавати, якщо я їду на навчання (роботу, пмп) до певної країни?

    Міністерство освіти і науки, молоді та спорту України проставляє апостиль на будь-які документи, отримані в Україні, що стосуються сфери освіти і науки. Перелік документів, які Вам потрібно завірити апостилем, може бути різним. Він залежатиме від конкретної країни, установи, що Вас запрошує, а також мети, з якою Ви плануєте свій візит. Краще дізнатися заздалегідь у посольстві цієї країни, який перелік документів необхідно завірити саме у Вашій ситуації, або звернутися до навчального закладу, де Ви плануєте продовжити навчання чи іншої установи, яка Вас запрошує.
  • 8. Чи обов’язково подавати для проставлення апостиля атестат і додаток до нього (диплом, сертифікат тощо)?

    Документ і додаток до нього – це два різні документи. Ви можете подати на проставлення апостиля окремо атестат (диплом, сертифікат) або документ разом із додатком. Чи потрібно завіряти і додаток до документа, залежатиме від конкретної країни, а також мети, з якою Ви плануєте свій візит. Про це також краще дізнатися заздалегідь у посольстві цієї країни або звернутися до навчального закладу, де Ви плануєте продовжити навчання. Просимо звернути увагу, що апостилю вати додаток документа без отримання апостиля на сам документ не можливо.