header-ua

АПОСТИЛЬ НА ДОКУМЕНТИ ПРО ОСВIТУ

Путь на сайте

Common mistakes in the educational documents layout

Dear Clients!

It is advised to assure oneself of document correct layout before the apostille submission procedure. You should check the most common mistakes in the document layout. In case you have found such mistakes in your documents or their supplements, you should appeal with a written application on document substitution or duplicate issue to your Higher Education Institution (HEI), its legal successor, or in case of legal successor absence – to the Ministry of Education and Science of Ukraine.

We would like to remind that Centre specialists do not influence and are not responsible for the document drawing up by the HEI or other establishment. The responsibility for document correct layout, timely issue or substitution (if applicable) is on HEIs. The Centre will not consider complaints about incorrect layout of your documents.

The most common mistakes in the layout of educational document

1. Diploma or supplement does not comply with the state standard that was legal at the document issue moment

Ukrainian HEIs had been issuing educational documents of one unified sample up till 2014. Since 2014 HEIs have obtained a right to issue educational documents of their own samples. However, information list of state standard diplomas, their supplements and academic transcripts is approved by corresponding regulatory acts. In the event of discrepancy between diploma or supplement content/layout and regulatory act requirements, such document shall not be accepted for the apostille affixation. You can check out education document samples at the ENIC Ukraine web-site.

2. Printed seal and signature of the authorized person

Make sure that the seal and rector’s (another authorized person) signature, which certify your document, are not printed. In case the printing was confirmed, you are able to request substitution of such diploma or supplement for the document with original signature of the authorized person and HEI seal. The images of seal and signature had been made by means of photographic printing till 2014, while the document samples were unified. Nevertheless, such document contained some elements of the additional protection. Since it was terminated to issue diploma by means of photographic printing, all educational documents must be certified with original seal and signature.

3. Transcript, program, curriculum or extract thereto that do no not comply with the layout standards

Check whether the certificate, archive transcript, academic program and extract thereto were drawn up in a correct manner. Get assured please that their layout is in correspondence with legal regulatory framework and document layout standards. These documents must be drawn up in Ukrainian language and contain all compulsory elements of the format, including:

  • official letterhead of the institution;
  • number and date of issue;
  • document name;
  • position, surname;
  • initials and signature of the head of HEI or another authorized person;
  • HEI seal.
* If a document is presented on two or more separate sheets, it must be stitched, numbered and affixed in a manner that makes it impossible to disassociate it without violating its integrity. It should indicate the number of souvenir sheets, put a copy of the official (authorized to sign) person and the seal of the higher educational institution.

Oriented samples of layout may be found at our web-site.

4. Duplicate layout

Document duplicate shall be issued following the legal (at the moment of issue) layout rather than initial document format. Duplicate must contain all the information, present in the initial document, including name of the HEI, which was official at the moment of issue. However this rule does not apply to the compulsory elements of the format, such as number and date of issue. Duplicate is certified with the signature of HEI authorized person (at the moment of duplicate issue), pointing out its actual position, surname and initials. HEI issues the duplicate and certifies it by the corresponding seal.

We do hope that educational documents are drawn up without violations. However, if you had noticed one of these discrepancies in your educational documents – you are asked to make a substitution of such document before office visit. It will save your time.

We would like to draw your attention to the fact that violation in document layout may become an obstacle for successful recognition of your documents abroad.  

Типові помилки в оформленні освітніх документів

Шановні клієнти!

Перед подачею документів просимо Вас пересвідчитися у тому, що Ваші документи оформлені коректно та можуть бути засвідчені апостилем. Ознайомтеся з найбільш розповсюдженими помилками в оформлені документів. У разі наявності таких помилок у Ваших документах про освіту або додатках до них, зверніться із письмовою заявою про заміну документа або видачу дубліката до Вашого навчального закладу, його правонаступника, а в разі відсутності правонаступника – до Міністерства освіти і науки України.

Нагадуємо, спеціалісти Центру не мають впливу та не можуть нести відповідальності за оформлення документів про освіту навчальними закладами та іншими установами. Відповідальність за правильність оформлення та їхню вчасну видачу чи заміну (в разі необхідності) несуть навчальні заклади. Центр не приймає претензій щодо неправильного оформлення Ваших документів.

Найрозповсюдженіші помилки в оформленні освітніх документів навчальними закладами

1. Диплом або додаток до диплома не відповідає державному зразку, встановленому на дату його видачі

До 2014 року в Україні були затверджені єдині бланки документів про освіту для всіх навчальних закладів країни. З 2014 року вищі навчальні заклади отримали право видавати документи про освіту на власних бланках. При цьому перелік інформації в дипломах, додатках до дипломів державного зразка та академічних довідках, а також правила їхнього оформлення затверджені відповідними нормативно-правовими актами. Якщо диплом або додаток до нього за змістом чи оформленням не відповідає вимогам цих актів, такий документ не буде прийнятий для засвідчення апостилем. Зі зразками освітніх документів за різні роки Ви можете ознайомитися на сайті ENIC Ukraine.

2. Друковані печатки та підписи уповноважених осіб

Переконайтеся, що підпис ректора або іншої уповноваженої особи, а також печатка, якими засвідчені Ваш диплом і додаток, не нанесені типографським способом. В іншому разі вимагайте від навчального закладу замінити такий диплом або додаток до нього на документ, засвідчений власноручним підписом уповноваженої особи та відбитком печатки навчального закладу. До 2014 року, коли всі дипломи виготовлялися фотокомп’ютерним способом за єдиним зразком, зображення печатки і підпису на диплом наносилися також фотокомп’ютерним способом. Проте, такі документи містили декілька елементів додаткового захисту. Після відмови від виготовлення дипломів фотокомп’ютерним способом ці документи мають бути засвідчені, як і будь-які інші документи, мокрою печаткою та підписом.

3. Довідки, плани, програми або витяги з них не відповідають стандартам оформлення

Перевірте правильність оформлення довідки, архівної довідки, навчального плану, навчальної програми або витягів з них. Упевніться, будь ласка, що вони оформлені належним чином, відповідно до діючої нормативно-правової бази та стандартів оформлення таких документів.

Ці документи мають бути складені українською мовою та містити всі обов’язкові для них реквізити, а саме:

  • фірмовий бланк установи;
  • вихідний номер;
  • дату видачі;
  • назву документа;
  • ПІБ власника документа;
  • посаду;
  • прізвище та ініціали, а також підпис ректора (директора) або проректора;
  • гербову печатку навчального закладу.
* Якщо документ викладений на двох і більше окремих аркушах, він має бути прошитий, пронумерований та скріплений у спосіб, що унеможливлює його роз'єднання без порушення його цілісності. На ньому має бути зазначена кількість прошитих аркушів, проставлено відпис посадової (уповноваженої на підпис) особи та печатку вищого навчального закладу.

Орієнтовні зразки оформлення таких документів дивіться на нашому сайті. 

4. Оформлення дублікатів документів

Дублікат документа видається на бланку, який діє на момент видачі дубліката (а не первинного документа!). До дубліката переноситься вся інформація, наявна в первинному документі, у т.ч. назва, яку мав навчальний заклад на момент видачі первинного документа. Проте, це правило не розповсюджується на реквізити дубліката такі як номер і дата видачі дубліката. Дублікат засвідчується підписом посадової особи закладу, уповноваженої на підписання таких документів станом на дату видачі дубліката, зазначається її реальна посада, прізвище та ініціали. Дублікат засвідчується печаткою навчального закладу, який здійснює видачу дубліката.

Сподіваємося, що Ваші освітні документи оформлені без порушень. Проте, якщо Ви помітили одну з цих невідповідностей в своїх документах – просимо здійснити обмін освітнього документа до візиту в наш офіс. Це збереже Ваш час.

Звертаємо Вашу увагу на той факт, що такі порушення в оформлені документів також можуть стати на заваді успішному проходженню процедури визнання Ваших документів за кордоном. 

Зразки оформлення освітніх документів

Обов’язкові реквізити для довідок та архівних довідок:

  • фірмовий бланк навчального закладу;
  • вихідний номер;
  • дата видачі;
  • назва документу;
  • посада та ПІБ особи, яка підписала документ;
  • підпис ректора (директора) або проректора;
  • гербова печатка навчального закладу.

            Орієнтовний зразок оформлення довідок та архівних довідок

 

ФІРМОВИЙ БЛАНК НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ

         _______________(адреса, телефон, факс, електронна адреса)__________________

 

 

       Вих. № _____________ від ___________р.

 

 

 

Архівна довідка

 

 

            Видана Іванову Івану Івановичу в тому, що він дійсно навчався з 01.09.2004р. по 30.06.2009р. за спеціальністю «Менеджмент» денної форми навчання Національного університету та 30 червня 2009 року отримав диплом спеціаліста АА № 12345678.

Вищезазначений документ надає право на здійснення професійної діяльності та право вступу до магістратури або аспірантури.

            Довідка видана для надання за місцем вимоги.

 

 

 

              Ректор                _________________________              Прізвище, ім’я, по батькові

                                                    (підпис)

                                              

                                              М.П.

 

Зверніть увагу, що академічна довідка має бути оформлена на бланку державного зразка згідно з Постановою Кабінету Міністрів України від 31.03.2015 р. № 193 "Про документи про вищу освіту (наукові ступені) державного зразка" та Наказу Міністерства освіти і науки України від 12.05.2015 р. № 525 "Про затвердження форм документів про вищу освіту (наукові ступені) державного зразка та додатків до них, зразка академічної довідки".

Таким чином, орієнтовний зразок оформлення довідок та архівних довідок не застосовується для академічних довідок.

Обов’язкові реквізити для навчальних планів, навчальних програм та витягів з них:

  • фірмовий бланк;
  • вихідний номер;
  • дата видачі;
  • назва документу;
  • посада та ПІБ особи, яка підписала документ;
  • підпис ректора (директора) або проректора;
  • гербова печатка навчального закладу.

Орієнтовний зразок оформлення навчальних планів, навчальних програм та витягів з них

 

ФІРМОВИЙ БЛАНК НАВЧАЛЬНОГО ЗАКЛАДУ

          _______________(адреса, телефон, факс, електронна адреса)__________________

 

 

       Вих. № _____________ від ___________р.

 

 

                                                                           Затверджую:

                                                                           Ректор (перший проректор, проректор)

                                                                           Національного університету

                                                                            _____________  ПІБ

                                                                  

                                                                                 М.П.

 

 

Витяг з навчального плану

зі спеціальності «Фармація»

за якими Петров Петро Петрович

здобув кваліфікацію провізора

диплом ВВ № 98765432 від 15 липня 1991 року

 

          

 

 

                                                                     Харків-2013р.

 

Вимоги до оформлення документів відповідають:

  1. Типовій інструкції з діловодства;
  2. Закону України «Про засади державної мовної політики»;
  3. Національному стандарту України (Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003), затвердженого Наказом Держспоживстандарту України від 7 квітня 2003 року № 55, який установлює вимоги до бланків та оформлювання документів,  які обов’язково повинні бути оформлені на фірмових бланках навчальних закладів, мати вихідні номери та дати, містити в собі назви документів, підписи та відбитки печаток;
  4. Інструкції про порядок витребування документів соціально-правового характеру для громадян України, іноземців та осіб без громадянства, затвердженій Наказом Державного комітету архівів України Міністерства закордонних справ України від 11 червня 2001 року № 116/53.

Оформлення освітніх документів

Якщо Вам необхідно пройти процедуру апостилювання, але документів про освіту недостатньо і Ви плануєте брати в навчальному закладі додаткові документи, такі як: довідка, архівна довідка, навчальний план, навчальна програма або витяги з них, впевніться, будь ласка, що вони оформлені належним чином, відповідно до діючої нормативно-правової бази та стандартів оформлення документів. Такі документи мають бути складені українською мовою та містити всі обов’язкові реквізити.


АПОСТИЛЬ ДЛЯ ЗВО

Централізована подача документів представниками ЗВО в умовах карантину та після його завершення (лист МОН)

Заклад вищої освіти, з урахуванням строків перебування іноземців в Україні на законних підставах, подає документи про освіту іноземців для проставлення апостиля до Міністерства освіти і науки України, для легалізації - до Міністерства закордонних справ України.

Легалізація документів про освіту та проставлення на них апостиля здійснюється представником закладу освіти у рік видачі документів про освіту у такій послідовності: спочатку проставлення апостиля, потім – легалізація.

Зверніть, будь ласка, увагу!

До пакету документів ЗВО додає листи-клопотання на проставлення апостиля та здійснення легалізації. Листи оформлюються на фірмовому бланку навчального закладу за підписом ректора (проректора) та завірений гербовою печаткою. У листах від закладів вищої освіти зазначається перелік документів про освіту (ПІБ власника, назва, серія та номер документа про освіту, номер свідоцтва про визнання документа про попередню освіту, країна, для якої проставляється апостиль або штамп легалізації), а також інформація про підписанта документів про освіту (посада, прізвище та ініціали).

Для навчальних закладів медичного та фармацевтичного профілю на листі від ЗВО потрібно додатково отримати візу директора Центру міжнародних програм МОЗ України Фісуна Юрія Івановича (за адресою: Київ, вул. Дорогожицька, 9, тел. для довідок (044) 205-48-09, Національна медична академія післядипломної освіти ім. Шупика). Документи про освіту інших навчальних закладів перевіряються за змістом та оформленням в управлінні міжнародного співробітництва та європейської інтеграції МОНу (пр. Перемоги, 10, тел. для довідок (044) 481-32-79).

Пропонуємо зразки листів від ЗВО для проставлення апостиля та легалізації освітніх документів іноземних студентів.

Для подачі документів необхідно заповнити електронні заявки на особисту подачу документів в персональному кабінеті. Максимальна кількість документів в одній заявці - 40. Просимо попередньо узгодити день візиту представника ЗВО за телефонами: (044) 484-64-45, (044) 484-64-95 для зручності та оперативної обробки документів.

За додатковою інформацією просимо звертатися до Міністерства освіти і науки України за контактним номером (044) 481-32-79, а також до Національного центру академічної мобільності: e-mail – Ця електронна адреса захищена від спам-ботів. Вам потрібно увімкнути JavaScript, щоб побачити її. , тел. (044) 484-64-45.

Опис документів про вищу освіту (наукові ступені) державного зразка та додатків до них, академічної довідки