ДИСТАНЦІЙНА ПОДАЧА ДОКУМЕНТІВ

Деталі

Категорія: Без категорії

Опубліковано: Четвер, 30 липня 2015, 12:18

Автор: Макаревич Евгения

Перегляди: 420016

Дистанційна подача документів – поетапний процес, який здійснюється виключно через Персональний кабінет (надалі – ПК). Усі документи для оплати замовлення та заповнення пакета для відправки Ви отримуєте від оператора, листування з яким здійснюється через ПК, покроково в процесі обробки заявки. Лише після проходження усіх вказаних етапів Ви можете надсилати документи в роботу.

Крок 1. Створення заявки на дистанційну подачу документів у ПК

Для відкриття доступу до ПК необхідно зареєструватися на сайті. Після цього розпочніть створення заявки на дистанційну подачу. Дотримуючись інструкцій, заповніть у заявці необхідні активні поля. Якщо під час заповнення заявки у Вас виникнуть запитання, Ви одразу зможете поставити їх у телефонному режимі – повідомлення ще не надісланої на обробку заявки оператору не надходять.

Після надсилання в роботу заявки оператор реагує на неї протягом 1–3 робочих днів. Некоректно оформлена заявка в роботу не береться. Якщо Ви зацікавлені в оперативній обробці Ваших документів, рекомендуємо одразу заповнити заявку максимально правильно. Усі вимоги наводяться виключно у Ваших інтересах для уникнення перешкод під час роботи з документами.

Вимоги до заповнення заявки:

1. Заявником може бути лише повнолітня особа із паспортом.
2. Власник документів не зобов’язаний бути заявником. Тобто подавати документи може не обов’язково їхній власник. Це може зробити інша особа без нотаріально засвідченого доручення.
3. Заявник повинен для усіх документів, які він планує подати, створити одну спільну заявку. Наприклад, для атестата/диплома і додатка до нього не потрібно створювати різні заявки. Усі документи, які Ви плануєте подати, потрібно прикріпити до однієї заявки, крок за кроком заповнивши інформацію про кожний з них та прикріпивши відповідні скан-копії.
4. Заявник повинен створювати заявку від свого імені, а не від імені власника документів. Наприклад, якщо заявник хоче подати два комплекти документів різних власників, не потрібно створювати дві різні заявки від імені власників.
5. Наведене в заявці ім’я власника документів повинно збігатися з іменем, зазначеному в документі (тобто українською мовою, як і в документі).
6. Якщо заявник (і власник документів водночас) змінив прізвище після отримання освітнього документа, він повинен створити заявку на нинішнє прізвище (за паспортом), а під час заповнення інформації про документи вказати прізвище за документом.

Технічні вимоги до скан-копій:

1. Під час розгляду скан-копій уся увага приділяється реквізитам документа (назві документа, серійному номеру, даті видачі та підписам, ПІБ власника). Тому надання скан-копій сторінок, які містять цю інформацію, обов’язкова.
2. Скан-копії повинні бути кольоровими та читабельними (рекомендована роздільна здатність при скануванні – 200­–300 dpi). Якщо Ви не маєте можливість відсканувати, фотографії документів теж приймаються, проте лише за умови відповідності зазначеним вимогам до зображення.
3. Формат зображення – .jpg та .jpeg
4. Розмір кожної – не більше, ніж 1 Мб.

Скан-копії Ваших документів - це єдиний засіб визначити терміни та можливість їхньої обробки. Тому просимо надати нам можливість зробити це швидко та без помилок.

Крок 2. Визначення термінів та вартості замовлення

Швидкість реагування операторів на заявку – від 1 до 3 робочих днів. Протягом цього терміну Вам у ПК надходить відповідь спеціаліста щодо:

• правильності оформлення надісланої заявки;
• або можливих термінів обробки Ваших документів.

Переглянути повідомлення Ви можете, натиснувши на конверт із непрочитаним повідомленням (рис. 1.)

Рис. 1. Непрочитане повідомлення від оператора

Відповідь про обрані терміни чи уточнюючі запитання потрібно надати у ПК оператору (рис. 2, 3). На підставі обраних термінів та послуг він сформує для Вас заяви для заповнення, які увійдуть в пакет для відправки, та рахунок для сплати.

Рис. 2. Перехід у поле для відповіді

Рис. 3. Поле для введення повідомлення

Увага! Етап визначення термінів – остання можливість внести корективи до заявки (змінити кількість документів чи перелік послуг до них). Тому обміркуйте все ретельно, після виставлення заяв і рахунку внести зміни буде неможливо.

Крок 3. Заповнення заяв і оплата замовлення

На цьому етапі Ви роздруковуєте заяви, сформовані оператором, і сплачуєте рахунок.

Заяви надходять не на електронну пошту, а у ПК. Переглянути заяви Ви зможете, натиснувши в доступних опціях навпроти заявки «Переглянути документи» (рис. 4)

Рис. 4. Перегляд сформованих заяв та рахунку

Уважно ознайомтеся з інструкцією із заповнення заяв у повідомленнях від оператора. Роздрукуйте заяви, заповніть їх та надішліть на перевірку на вказану спеціалістом електронну адресу. Очікуйте відповідь щодо коректності заповнення заяв від оператора у ПК.

Сплатіть рахунок – або он-лайн у персональному кабінеті, або у банку за допомогою сформованої квитанції. У разі сплати в ПК квитанція для підтвердження оплати не потрібна, у разі сплати через банк збережіть банківські квитанції — їх потрібно буде надіслати разом з документами.

Крок 4. Надсилання пакета документів

Після перевірки заповнення заяв оператором Вам надійде повідомлення про подальші дії, а саме про відправку пакета документів.

Орієнтовний перелік документів для надсилання в роботу:

• оригінали освітніх документів для апостилювання;
• оригінали правильно заповнених заяв;
• оригінал платіжного документа, що підтверджує оплату (якщо вона була здійснена через банк).

Перелік може змінюватися у конкретних випадках. Прохання при формуванні пакета орієнтуватися на перелік документів, вказаний у повідомленні від оператора.

Сформований пакет документів потрібно надіслати обраною Вами курֹ’єрською службою безпосередньо в наш офіс за адресою: ДП "Інформаційно-іміджевий центр", вул. В'ячеслава Чорновола, 25, м. Київ, 01135, Україна.

Отримавши Ваші документи для проставлення апостиля, ми обов’язково повідомимо Вас про це. Робота з документами розпочинається наступного дня після отримання повного пакета документів та оплати замовлення в повному обсязі.

Увага! За скан-копіями для дистанційної подачі здійснюється лише попередній аналіз документів. Тому в поодиноких випадках після отримання нами оригіналів документів можлива зміна деяких умов замовлення.

Статус Вашого замовлення Ви можете відстежувати або в ПК, або за контактними телефонами.

Увага! Для дотримання конфіденційності інформації, наданої в процесі роботи з документами, ми не маємо права у телефонному режимі розголошувати інформацію третім особам. У зв’язку з цим уся інформація щодо документів надається по телефону лише заявникам.

Робота з освітніми документами при Міністерстві освіти України – такий самий складний та відповідальний процес, як і робота з іншими Вашими документами у візових центрах, посольствах тощо. Тому наполегливо просимо поставитися до процесу з аналогічною зосередженістю і дотримуватися зазначених вказівок максимально точно – це значно спростить і прискорить нашу з Вами співпрацю. Щиро дякуємо за розуміння!